ARCHIVO ACTIVO: Se caracteriza por que la información que
conserva es consultada permanentemente, para el caso de los
archivos de gestión, se puede estar hablando de la información del
año en vigencia.
El archivo activo se denomina también, Corriente, Vigente o de
Gestión; en este archivo se conserva el 100% de la
información, la cual deberá ser evaluada anualmente para los
traslados al archivo. semiactivo.
ARCHIVO SEMIACTIVO: Se denomina también intermedio. son los
constituidos por documentos que ya cumplieron su trámite pero que
por razones legales, fiscales o adminstrativas siguen vigentes y
son consultados con menor frecuencia. El porcentaje de información
que conseva es de más o menos un 60%, su fuente es el archivo
activo.
al igual que en el activo se deben realizar evaluaciones
periódicas de esta información para decidir su conservación
permanente o eliminarlo.
ARCHIVO PERMANENTE: Contiene la información vital para la
compañia y la que va conformando su historia. A este archivo
se le denomina erróneamente archivo inactivo, porque el indice
de consulta es muy bajo. Conserva además información que puede
ser útil para la ciencia, la hístoria o la cultura se un país.
Representa generalmente el 10% de la documentación de la empresa. Recibe
información del archivo semiactivo o directamente del activo.
ARCHIVO DESCENTRALIZADO: Son aquellos que se encuentran
distribuidos fisica y funcionalmente en diferentes áreas de una
entidad.
La permanencia de los expedientes (socumentos) en cada
uno de estos archivos depende básicamente de la vigencia del asunto
que les dio origen.
Otras de las variables que definen la
clasificación del archivo, es la organización que la empresa opte o
elija para el manejo de la información que puede ser CENTRALIZADA,
DESCENTRALIZADA o DESCENTRALIZADA CON CONTROL CENTRAL.
ARCHIVO NUMERICO: Es un sistema indirecto, porque para localizar
un documento primero hay que consultar un tajetero y determinar el
código o número asignado para este documento o expediente,
TALLER EN CLASE, PARA EXPONER LA PROXIMA CLASE.
1) En que consiste la organización del archivo numérico.
2)Cuál es la función de los tarjeteros.
3)Cómo funciona el tarjetero numérico.
4)Cómo funciona el sistema de archivo numérico de colores.
5)Cuál es la importancia del uso de los colores en un sistema de archivo numérico.
6) Cuál es la función de:
a) Archivo alfabético y dar ejemplos.
b) Archivo alfa-numérico y dar ejemplos.
c)Archivo numérico y dar ejemplos.
d) Los tarjeteros y dar ejemplos.
7)Exponer la proxima clase- el archivo y su clasificación.